VAA Newsletter –Ausgabe November 2021

Fahrtenbücher zur Abrechnung der Privatnutzung von Firmenwagen müssen sehr penibel geführt werden. Aber wie weit darf das Finanzamt bei der Kritik gehen? Darüber wird immer wieder gestritten. In diesem Fall ging es für den Steuerzahler gut aus.

Fahrtenbuch: Voraussetzungen für die Anerkennung

• Das Fahrtenbuch ist ein Eigenbeleg, der lückenlos (durchgehend das ganze Jahr), zeitnah (direkt nach Fahrtende) und in geschlossener Form (keine einzelnen Blätter) zu erstellen ist.
• Die Aufzeichnungen müssen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten.
• Die Finanzverwaltung muss das Fahrtenbuch mit vertretbarem Aufwand überprüfen können.
• Ein Fahrtenbuch darf auch handschriftlich geführt werden, muss allerdings für andere lesbar sein. Es reicht nicht, wenn nur der Steuerpflichtige selbst seine Aufzeichnungen lesen kann! Und: Bitte auf keinen Fall mit Bleistift schreiben, da in diesem Fall Radieren möglich ist und damit nicht dokumentierte nachträgliche Änderungen denkbar sind.

Wann darf das Finanzamt das Fahrtenbuch ablehnen?

Die Finanzverwaltung hat gelegentlich bereits bei einem einzigen fehlerhaften Eintrag das Fahrtenbuch verworfen. Diesen überzogenen Anforderungen hat der Bundesfinanzhof (BFH) zum Glück Einhalt geboten (BFH-Urteil vom 10. April 2008, Aktenzeichen: VI R 38/06): Kleinere Mängel führen nicht dazu, dass ein Fahrtenbuch nicht anerkannt wird, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind. Allerdings hatte in dem vom BFH entschiedenen Fall das Fahrtenbuch abgesehen von der Nichterfassung weniger betrieblicher Kurzfahrten, wie Fahrten zur Bank, Post oder Tankstelle, keine Mängel aufgewiesen. Das Urteil darf daher keineswegs als Freibrief für schlampige Aufzeichnungen missverstanden werden. Denn was noch als kleiner Mangel durchgeht, ist nicht eindeutig geklärt.

Kürzlich hat das Finanzgericht Niedersachsen entschieden, dass ein Fahrtenbuch auch bei kleineren Mängeln und Ungenauigkeiten anerkannt werden müsse, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind.
Im Streitfall ging es dabei konkret um

• die Verwendung von Abkürzungen für Kunden und Ortsangaben,
• fehlende Ortsangaben bei Übernachtung im Hotel,
• Differenzen aus dem Vergleich zwischen den Kilometerangaben im Fahrtenbuch und laut Routenplaner,
• fehlende Aufzeichnungen von Tankstopps.

Maßgeblich sei, so das Urteil, ob trotz der Mängel noch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gegeben und der Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung des Dienstwagens möglich sei. Die Richter muteten es dem Finanzamt sogar zu, fehlende Angaben zu Hotelübernachtungen aus vorliegenden Reisekostenunterlagen zu ermitteln, sofern es sich nur um vereinzelte Fälle handelt. Weiter erklärten sie: In der Regel müssten die Angaben zu den Kilometerständen zwar sofort, das heißt am Ende jeder Fahrt gemacht werden. Präzisierungen des beruflichen Zwecks dürften jedoch noch innerhalb einer Woche nachgeholt werden. Ein gleichmäßiges Schriftbild im Fahrtenbuch sei in diesem Zusammenhang kein Beweis dafür, dass der Steuerzahler das Fahrtenbuch erst später in unzulässiger Weise nacherstellt habe (Finanzgericht Niedersachsen, Urteil vom 16. Juni 2021, Aktenzeichen: 9 K 276/19).

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Dr. Torsten Hahn ist Chefredakteur des Informationsdienstes SteuerSparTipps des VAA-Kooperationspartners Akademische Arbeitsgemeinschaft Verlag.