VAA Newsletter –Ausgabe Februar 2016

Um Kosten von der Steuer abzusetzen, braucht man Belege und Quittungen – aber nicht immer! Schon heute müssen nur wenige Belege zusammen mit der Steuererklärung abgegeben werden. Die Finanzverwaltung möchte die Steuererklärung vereinfachen. Ende 2015 wurde ein entsprechender Gesetzentwurf eingebracht. Dieser sieht unter anderem vor, dass ab 2022 keine Belege mehr mit der Steuererklärung eingereicht werden müssen – nur wenn das Finanzamt ausdrücklich eine Quittung anfordert, müssen Steuerzahler diese nachträglich vorlegen.

Aber schon heute müssen nur wenige Belege zusammen mit der Steuererklärung abgegeben werden: Gesetzlich vorgeschrieben sind nur Spendenbescheinigungen oder Steuerabzugsbescheinigungen über die bei Zinsen und Dividenden einbehaltene Steuer. Steuerzahler sollten aber unbedingt alle Belege aufheben, bis die Einspruchsfrist abgelaufen und der Steuerbescheid bestandskräftig ist. Falls das Finanzamt einen bestimmten Beleg anfordert und dieser nicht vorgewiesen werden kann, wird es die entsprechenden Kosten nicht anerkennen.

Wer seine Steuererklärung per ELSTER abgibt, muss schon jetzt nur die gesetzlich vorgeschriebenen Belege beim Finanzamt einreichen. Alle anderen Belege legt man dem Finanzamt erst dann vor, wenn es diese tatsächlich sehen will.

Was ist ein "Beleg"?

Belege sind zum Beispiel Rechnungen, Quittungen, Kassenzettel, Kaufverträge, Spendenbescheinigungen, Parkscheine und Fahrkarten. Darauf muss stehen, wie viel wofür, wann und wem gezahlt wurde. Zu den Belegen gehören außerdem alle sonstigen Unterlagen über "steuerlich erhebliche Tatsachen", also zum Beispiel die Reisekostenabrechnung, in der alle angefallenen Kosten einer Dienstreise zusammengefasst werden, ein Attest über die Notwendigkeit einer Kur oder die Bescheinigung über die Teilnahme an einem Fortbildungslehrgang.

Original oder Kopie?

Zins- und Spendenbescheinigungen will das Finanzamt immer im Original sehen. Alle anderen Belege und Unterlagen können dem Finanzamt im Original oder in Kopie vorgelegt werden. Bei Kopien kann das Finanzamt die Vorlage der Originale verlangen. Ist der Originalbeleg nur noch schwer lesbar, legen Steuerzahler dem Finanzamt am besten Original und Kopie vor. Kontoauszüge werden zunehmend über Onlinebanking abgerufen und als PDF gespeichert. Will das Finanzamt einen Nachweis für die Bezahlung einer Rechnung, reicht bei der privaten Steuererklärung erfahrungsgemäß ein Ausdruck des Kontoauszugs vom eigenen Drucker. Bei Unternehmern und Selbstständigen, die zur Buchführung verpflichtet sind, sind die Finanzämter strenger und verlangen einen vom Kreditinstitut ausgedruckten Kontoauszug auf Papier.

Manche Belege werden mit der Zeit unlesbar, zum Beispiel wenn die Rechnung auf Thermopapier gedruckt wird. Steuerzahler sollten sich deshalb möglichst bald eine gut lesbare Kopie des Originalbelegs machen oder ihre Belege einscannen. Der Originalbeleg sollte dabei auf jeden Fall aufgehoben werden. Wenn für einzelne Aufwendungen kein Beleg vorhanden ist, dürfen die Kosten trotzdem steuerlich geltend gemacht werden. Man muss dem Finanzamt dann aber glaubhaft machen, dass Kosten entstanden sind. Am besten erklärt man dem Finanzamt also schriftlich oder mündlich die näheren Umstände der Ausgabe und nennt auch einen plausiblen Grund für den fehlenden Beleg.

Finanzamt schickt Belege zurück

Hat der Finanzbeamte die Belege geprüft, schickt er sie per Post zurück. Auf Dauer behalten darf er die Belege nur, wenn der Steuerzahler damit einverstanden ist. Sonst muss er sich Kopien machen und die Originale wieder zurückgeben.

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Dr. Torsten Hahn ist Chefredakteur des Informationsdienstes SteuerSparTipps des VAA-Kooperationspartners Akademische Arbeitsgemeinschaft Verlag.